Silkeborg Arkivs logo
Menu Close

Forvaltning

Silkeborg Råshus, S/H

Silkeborg Rådhus

Silkeborg Kommunes arkiv

Silkeborg Arkiv er Silkeborg Kommunes offentlige arkiv – også kaldet et §7-arkiv. Det betyder, at vi er udpeget af kommunen til at modtage, bevare og tilgængeliggøre kommunens bevaringsværdige arkivalier. Altså de dokumenter, der kommer ud af det politiske og forvaltningsmæssige arbejde, der foregår i kommunen. En del af disse dokumenter skal bevares for eftertiden uanset om det er skabt på papir eller digitalt. Arkivets samling omfatter både de seneste elektroniske arkivalier og de ældste dokumenter på papir og andre fysiske medier. Således rummer samlingen størstedelen af arkivalierne fra såvel den nuværende Silkeborg Kommune, som de tidligere kommuner – Them, Gjern og Kjellerup samt de gamle sognekommuner.

Arkivalier fra Silkeborg Kommune

Som offentligt arkiv for Silkeborg Kommune har vi i Silkeborg Arkiv til opgave at indsamle, registrere, opbevare, tilgængeliggøre og formidle kommunens arkivalier. Vi bistår kommunens medarbejdere med at besvare arkivfaglige spørgsmål med hensyn til bevaring/kassation, opbevaring, sikkerhed, fremfinding og meget andet. Og ikke mindst stiller vi arkivalierne til rådighed for forvaltningen og offentligheden i henhold til de gældende tilgængelighedsregler. Kommunale sager kan enten bruges på arkivets læsesal eller i nogen tilfælde blive sendte til en arbejdsplads. Den kommunale samling består både af digitale og analoge arkivalier. Vi arbejder løbende på at udvide søgemulighederne i de kommunale sager – indtil videre er de papirsager, som ikke er personsager, registreret i en database, der er tilgængelig via internettet – se den her (link til reg’en). Adgang til sager som ikke findes på papir fordi de enten er opstået digitalt eller skannet ind og journaliseret kan findes ved at kontakte arkivet. Det gælder også hvis du ønsker hjælp til søgning i papirarkivdatabasen. Send os en mail - arkiv@silkeborgbib.dk

Læs mere om arkivering af papirarkivalier

Læs mere om arkivering af it-systemer (digitale arkivalier)

De kommunale papirarkivalier kan søges på reg.silkeborgarkiv.dk

Elektroniske arkivalier

Bevaringsværdige elektroniske arkivalier kan være mange ting. Men helt kort beskrevet er det dokumentation af beslutninger og planlægning med betydning for samfundet i et overordnet perspektiv. De betyder man ikke nødvendigvis skal bevare den konkrete forvaltning af de beslutninger der træffes, men beslutningsprocessen for de principper der er besluttet. Man bevarer både person- og emnesager og de bevares som såkaldte systemuafhængige arkiveringsversioner. Tanken bag dette er at man selv om it-systemerne over tid forandrer sig, så vil man stadig kunne orientere sig i indholdet af de elektronisk bevarede arkivalier.

Beholdning af arkiveringsversioner

Silkeborg Arkiv varetager pt. bevaringen og tilgængeliggørelsen af cirka 50 arkiveringsversioner af kommunale it-systemer, afleveret mellem 2007 og i dag.

Disse arkiveringsversioner indeholder både emnesager og personsager. Personsagerne er dog ikke umiddelbart tilgængelige for hverken sagsbehandlere eller borgere. Omvendt kan både borgere og sagsbehandlere ansøge om adgang til relevante arkivsager – naturligvis efter gældende lovgivning om aktindsigt og genrejsning af afsluttede sager.

Har du behov for at se en nyere kommunal arkivsag så kontakt Silkeborg Arkiv. Der findes endnu ingen offentligt tilgængelig adgang til at søge i de elektroniske sager – derfor skal du skrive til arkiv@silkeborgbib.dk for hjælp til søgning og fremfinding.

Papirarkivalier

Silkeborg Arkiv er arkiv for Silkeborg kommune og alle de kommunale myndigheder og institutioner som enten hører eller har hørt under kommunen. Bevaringsværdige arkivalier herfra hører hjemme på Silkeborg Arkiv. Ifølge Arkivloven er det ikke lovligt for private borgere eller foreninger at have offentlige arkivalier liggende. De skal enten afleveres til et offentligt arkiv eller destrueres. Det betyder, at arkivalier fra Silkeborg Kommune eller forgængerkommunerne kun kan opbevares i enten Silkeborg Arkiv eller Rigsarkivet i Viborg.

Kommunen

Den nuværende Silkeborg kommune blev til som resultat af sammenlægningen af Silkeborg med Them, Gjern og Kjellerup kommuner i 2007. Disse fire kommuner opstod i 1970 ved en sammenlægning af en række sognekommuner. Kjellerup er sammenlagt af Grønbæk, Hinge, Hørup, Levring, Sjørslev, Thorning, Vinderslev og Vium sognekommuner. Gjern er opstået af Dallerup, Gjern, Skannerup, Skorup, Svostrup, Tvilum og Voel sognekommuner. Them er opstået af Them og Vinding-Bryrup-Vrads sognekommuner og Silkeborg opstod af Balle, Funder, Gødvad, Kragelud, Lemming, Linå, Sejling-Sinding og Serup sognekommuner og Silkeborg købstadskommune. Bevaringsværdige arkivalier fra disse enheder og deres institutioner, herunder skoler, hører til på Silkeborg Arkiv.

Kommunale arkivalier

Har du kommunale arkivalier liggende – enten privat eller i forbindelse med et kommunalt kontor så henvend dig til Silkeborg Arkiv for at aftale håndtering og aflevering af materialet til Silkeborg Arkiv. Kontakt os på arkiv@silkeborgbib.dk

Tilgængelighed

Det kommunale materiale er registreret i en stor database, som er tilgængelig på internettet. Den rummer arkivets kommunale emnesager, protokoller, regnskaber mm. De kan bestilles på siden reg.silkeborgarkiv.dk og er umiddelbart tilgængelige.

Derimod er personsager ikke registreret, men de ligger ordnet efter en nøgle og kan fremfindes ved henvendelse – vær dog opmærksom på, at personsager først er frit tilgængelige efter 75 år. De fleste personsager som er nyere bevares kun i begrænset omfang. For de fleste sager vedkommende bevares kun personsager for de personer, hvis cpr.nr. begynder med 01.

Resten er i Rigsarkivet

En del arkivalier er dog tidligere afleveret til Rigsarkivet i Viborg. Her findes for eksempel en del fra de tidligere sognekommuner.

For at søge i Rigsarkivets samling skal man bruge Daisy på Rigsarkivets hjemmeside – sa.dk

Du kan få hjælp til søgningen på Silkeborg Arkiv. Materialet skal dog bruges på Rigsarkivets læsesal.