Sletning

Sletning af bevaringsværdig data fra kommunale it-systemer styres af både arkiv- og persondatalovgivning:

Ifølge persondataloven skal SKAL personhenførbar data SLETTES inden et oplyst tidspunkt efter at der ikke længere er hverken administrativt eller retsligt brug for sagen. Omvendt kræver arkivlovgivningen at personhenførbar data SKAL BEVARES.

Dette paradoks løses ved at aflevere bevaringsværdig data og/eller dokumenter i afsluttet form til et offentligt arkiv INDEN selvsamme data/dokumenter overskrider sin sletningsfrist.

Som forklarende eksempel kan nævnes Acadre, hvorfra der skal produceres en arkiveringsversion omkring juni 2011. Når Silkeborg Arkiv efterfølgende har godkendt og modtaget den producerede arkiveringsversion, må sager, som på arkiveringsstidpunktet var afsluttede, slettes i driftssystemet.

Det er ikke sikkert, at afleverede sager og dokumenter skal slettes omgående, jf. kommunens anmeldelser til Datatilsynet, men det er systemejers ansvar at sikre den efterfølgende sletning, uanset om den skal foretages umiddelbart efter en aflevering eller skal foregå løbende frem mod næste aflevering. I den forbindelse er det vigtigt, at systemet er blevet korrekt anmeldt, så der allerede fra starten kan fastsættes brugbare og lovlige frekvenser for løbende arkivering og efterfølgende sletning gennem hele systemets levetid.