Aflevering

Er et kommunalt it-system fundet bevaringsværdigt, skal en forarbejdet kopi (arkiveringsversion) af data – samt eventuelle dokumenter – afleveres til Silkeborg Arkiv senest inden persondatalovgivning, samt relevante anmeldelser til Datatilsynet, foreskriver at relevant persondata slettes i det pågældende system. Det er den enkelte systemejers ansvar at sikre rettidige afleveringer af bevaringsværdig data.

Arkiveringen af bevaringsværdige it-systemer er ikke en enkeltstående hændelse, men derimod en tilbagevendende aktivitet (alm. ca. hvert 5. år), som med stor fordel bør opfattes som en integreret del af driften af et givet system. Derfor kræver både Arkivbekendtgørelsen (nr. 591 af ), samt Silkeborg Kommunes egen Business Case-skabelon at Silkeborg Arkiv kontaktes i forbindelse med både indkøb og konvertering af it-systemer. 

Arkiveringsversioner

Som kort nævnt, sker aflevering af data og eventuelle dokumenter fra et bevaringsværdigt it-system i form af såkaldte arkiveringsversioner, der kort og godt er specielt strukturerede og formaterede kopier af data fra det pågældende system. Et eksempel på en arkiveringsversion, udarbejdet efter bekendtgørelse nr. 1007, findes her.

Da produktionen af disse arkiveringsversioner ofte forudsætter et grundlæggende kendskab til et systems indre konstruktion, vil den pågældende leverandør ofte også være den, der producerer arkiveringsversionen. Dette er dog ikke en nødvendighed, og det står systemejer frit for at finde benytte andre producenter eller evt. producere arkiveringsversionen selv. 

Lovgivning

Pr. 1. september 2010 skal arkiveringsversioner som udgangspunkt afleveres efter bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner.

I en overgangsperiode, som løber frem til 1. juli 2011, kan systemejere dog aftale med Silkeborg Arkiv, at der afleveres efter den tidligere afleveringsbekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004, hvis det skønnes relevant.