Bevaring og kassation

I grove træk følger bevaringen eller kassationen af et givet it-system princippet om personhenførbare data. Hvis et it-system indeholder en tilstrækkelig mængde af personrelateret data, der ikke er at finde i andre it-systemer, er dette system bevaringsværdigt.

Hvis et system vurderes til at være bevaringsværdigt skal arkiveringsversioner (forarbejdede kopier) af systemet med regelmæssige mellemrum afleveres til et offentligt arkiv (§7-arkiv). Silkeborg Arkiv er offentligt arkiv for Silkeborg Kommune, og vi er derfor modtagende arkiv for alle arkiveringsversioner af Silkeborg Kommunes it-systemer.

Et andet grundprincip i bevaringen eller kassationen af it-arkivalier er det faktum, at man almindeligvis skal aflevere hele it-systemer, ikke blot sager fra borgere som eksempelvis er født den 1. i måneden, som man husker det fra bevaringen af papirsager. 

Lovgivning

B&K-vurdering af elektroniske arkivalier er i dag styret af to bekendtgørelser. Den ene gældende for data genereret før kommunesammenlægningen (01/01/07), den anden gældende for data genereret efter: